Beschlussvorlage - VO/AA 19/20/046

Der Amtsausschuss stellt fest, dass der Auftrag an die Verwaltung, digitale Lösungsmöglichkeiten zur Verbesserung der Liegenschaftsvermarktung- und verwaltung unter Berücksichtigung des finanziellen Aufwands zu finden, erfüllt wurde. Im Ergebnis wird keine spezielle Wohnungsverwaltungssoftware beschafft, sondern die vorhandene Finanzsoftware CIP umfangreicher genutzt (Einrichtung Projekte), weiterhin mit Excel- und Wordvordrucken gearbeitet wird, sowie die Vermarktung der Leerstände über die neu gestaltete Homepage verbessert wird.

Mit Beschluss vom 16.06.2020 wurde die Amtsverwaltung bauftragt, digitale Lösungsmöglichkeiten zur Verbesserung der Liegenschaftsvermarktung- und verwaltung zu finden, den finanziellen Aufewand zu ermitteln und dem Amtsausschuss vorzustellen.

 

Die eigens dafür eingerichtete Arbeitsgruppe hat in ihrer Auftaktveranstaltung am 02.07.2020 mögliche Zielstellungen formuliert. Im Anschluss wurde die Marktsituation sondiert, entsprechende Software ist grundsätzlich erhältlich. Aufgrund der erwartbaren finanziellen Aufwendungen wurde zunächst geprüft, ob mit vorhandenen Mitteln des Amtes bereits Verbesserungen erzielt werden können.

Im Ergebnis wird die im Amt eingesetzte Finanzsoftware CIP künftig stärker für Zwecke der Wohnungsverwaltung genutzt, entsprechende Rechte wurden der Wohnungsverwaltung bereits zugewiesen. Durch Einrichtung von Unterkonten/Projekten werden künftig objektscharf Aufwendungen erfasst. Wohnungsdaten werden künftig in den anzulegenden Personenkonten der Mieter hinterlegt.

Die vorhandene Office-Software wird weiterhin genutzt für die Bewirtschaftung von leer stehenden Wohnungen, ebenso für Vordrucke von wiederkehrende Mieteranschreiben. Innerhalb des Amtes wurde für das Mahnwesen ein neuer Kommunikationsweg abgestimmt.

Die Vermarktung der leer stehenden Wohnungen soll künftig über die neu gestaltete Homepage erfolgen. Diese Darstellung wird dann auch sicherstellen, dass die Angebote von Internetsuchmaschinen gefunden werden.

 

Die Arbeitsgruppe schlägt daher vor, auf die Beschaffung einer speziellen Wohnungsverwaltersoftware zu verzichten und mehr auf vorhandene Ressourcen zurückzugreifen. Der Einsatz zusätzlicher finanzieller Mittel ist mit dieser Verfahrensweise nicht erforderlich. Die Einrichtung der Projektebene und die künftige  Darstellung der objektbezogenen Einnahmen in CIP, die Aufnahme der Wohnungsdaten in die Personenkonten sowie die Einrichtung des Immobilienangebots auf der Homepage wird nach und nach erfolgen.

Mit diesem Vorschlag ist der Auftrag der Arbeitsgruppe erfüllt. Den Teilnehmern wurde für die gute Arbeit gedankt, die Arbeitsgruppe wurde aufgelöst.