15.10.2019 - 4 Bericht des Vorsitz, Anfragen der Ausschussmitg...

Bericht der Amtsvorsteherin:

1. Dienstjubiläum Frau Steffenhagen:

Am 16.08.2019 beging Frau Steffenhagen ihr 20-jähriges Dienstjubiläum in unserem Amt. Der Personalrat und das Amt gratulierten jeweils mit einem Blumenstrauß und einem herzlichen Dankeschön zum Jubiläum.

 

2. Auszubildende

Am 02. September hat Frau Jenny Röhrdanz ihre Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten im Amt angetreten. Derzeit läuft die betriebliche Unterweisung beim Studieninstitut in Greifswald. Sie wird ihr erstes Ausbildungsjahr im Bereich ZDF verbringen.

 

3. Termine Amtsausschuss

Ich möchte gerne zur besseren Planung bereits jetzt die nächsten Termine für die Sitzungen des Amtsausschusses mit Ihnen festlegen, ich bitte um Vorschläge.

 

4. Ausschüsse des Amtsausschusses

Die Ausschüsse des Amtsausschusses haben sich konstituiert. Vorsitzender des Finanzausschusses ist Herr Bruhn, er wird vertreten von Herrn Hannemann. Zum Vorsitzenden  des Hauptausschusses wurde Herr Schumacher gewählt, sein Vertreter ist Herr Klietz. Vorsitzende des Rechnungsprüfungsausschusses ist wieder Frau Reppin, Stellvertreterin wurde Frau Oldenburg-Schröder.

 

5. Tagungsort Amtsausschuss:

Im Rahmen der Ausschussberatungen zu Haushaltsplanungen wurden auch Mittel für die Herrichtung des Amtsausschussraums besprochen. Dabei tauchte die Frage auf, ob der Amtsausschuss seine Sitzungen wieder in den Räumen der Gemeinden durchführen soll. Dazu bitte ich um kurzen Meinungsaustausch.

 

6. Ergebnisse der Projektguppe Gruppenbüro/Sanitärräume

Gruppenbüro: Keine der drei geprüften Umbauvarianten führten zum Ziel. Eine Verbesserung kann unterm Strich nur für einen Arbeitsplatz erreicht werden. Zu den Umbaukosten von ca. 25 T€ kämen noch die Kosten für die akustischen Maßnahmen i.H.v. ca. 25 T€. Eine Verbesserung kann nur durch Schaffung zusätzlicher Bürofläche erreicht werden. Ein Mietangebot liegt vor. Es würde Einmalaufwand 2019 für Einrichtung der zusätzlichen Flächen (Durchbruch, Baugenehmigung, Büroausstattung, Licht, EDV/Telefon-Kabel, ca. 12.000 €) sowie ab 2020 dauerhaft Miete/NK entstehen. Der Finanzausschuss hat empfohlen, die Erwerbsmöglichkeit zu prüfen. Das Thema werden wir in der kommenden Eigentümerversammlung besprechen. Zusätzliche Fläche ist ebenfalls notwendig, um Personalentwicklung zu ermöglichen.

Sanitärräume: Die Zielrichtung der Gruppenarbeit „Weniger Toiletten, dafür aber gute“ wurde erreicht. Demnach sollen drei Toilettenräume abgeschafft werden. Die Personaltoiletten im Erdgeschoss Haus 1 werden komplett geschlossen, ebenso die Toilette Amtsausschussraum. Sanierungsmaßnahmen in sämtlichen Sanitärräumen sind unumgänglich. Der Hauptausschuss schlug vor, möglichst die Umsetzung zügig vorzunehmen und nicht auf zwei Haushaltsjahre zu verteilen (Stichwort: Handwerkerpreise).  Der Finanzausschuss hat sich für die Beauftragung eines externen Planers zur Umsetzung ausgesprochen, um eigene Kapazitäten für die Gemeinden vorzuhalten (Kosten insg. ca. 65.000 €).

Wir werden entsprechend der Empfehlungen des Haupt- und des Finanzausschusses den Haushalt 2020 vorbereiten.

 

7. Dienstanweisungen: Sämtliche Dienstanweisungen bedürfen aufgrund der vielfältigen Organisationsänderungen der Überarbeitung. Andere Themenfelder erfordern zusätzliche Dienstanweisungen, z.B. die Einführung DMS. Weiterhin werden einige Dienstanweisungen zusammengefasst, z.B. im Haushalts- und Kassenwesen. Die allg. Dienstanweisung ist bereits in Kraft, die DA IKT befindet sich im Mitbestimmungsverfahren mit dem Personalrat.

 

8. E.DIS AG:

Am 11. September hat die 44. Zweckverbandsversammlung des Kommunalen Anteilseignerverbandes Nordost der E.DIS AG stattgefunden. Zur Verbandsvorsteherin wurde die Bürgermeisterin der Stadt Torgelow, Frau Pukallus, gewählt. 1. Stellvertreter wurde Herr Sommer, Bürgermeister von Prenzlau, 2. Stellvertreter Herr Dr. Stöhring. Weitere Mitglieder des Vorstandes sind die Herren Behn, Sprick, Müller und Karp. Frau Pukallus wurde auch in den Aufsichtsrat der E.DIS AG entsendet.

 

9. Wasser- und Abwasserzweckverband Demmin / Altentreptow

Zur Mitgliederversammlung am 21.08.2019 waren 7 Bürgermeister des Amtsbereichs vertreten, am 19.09.2019 fand eine Vorstandssitzung statt. Die Vertreter des Amtes Herren Holtmeier, Bruhn und Puchert haben teilgenommen. Nähere Informationen z.B. zum Investitionsplan 2019 können im Amt eingesehen werden. Eine Kurzdokumentation zum Stand 2018 wurde Ende September per Mail versandt.

 

10. Umsetzung Feuerwehrbedarfsplan

Den derzeitigen Umsetzungsstand der Fw-Bedarfspläne entnehmen Sie bitte dem Handout. Sechs Vergabeverfahren laufen gerade, fünf Neubeschaffungen sind durchgeführt, 11 Ziele lt. Bedarfsplan stehen noch aus.

 

11. Bürgermeisterdienstberatung

Am 12.11.2019 wird eine Bürgermeisterdienstberatung stattfinden. Diese wurde notwendig, um außerhalb eines Sitzungsrahmens Beratung und Weiteres zu ermöglichen. Wir werden Besuch bekommen, Frau Kaiser, Gemeinsame Datenschutzbeauftragte beim  eGO MV, wird kommen und uns in Sachen Datenschutz auf den neuesten Stand bringen. Weiterhin wird sich der neue Wohnungsverwalter, Herr Lenz, vorstellen und zu den Themen „Wohnungsvermarktung“ und „Wohnungsverwaltungsprogramm“ referieren. Weitere Themenvorschläge zur Beratung sind willkommen.

 

IT-AGENDA

12. Serverauslagerung

Im Februar habe ich berichtet, dass die vollständige Vertragserfüllung in etwa in 100 Tagen erwartet wird. Im April nochmal. Heutiger Stand: Laut Neu-Itec soll bis Ende Oktober die physikalische Auslagerung stattfinden. So ist das manchmal im Pilotprogramm, es geht den anderen Pilotteilnehmern übrigens genauso.

Nach der Auslagerung gibt es im November eine Testphase bis zum endgültigen Stand. Am Tag der physikalischen Auslagerung ist nachmittags kein Arbeiten möglich. Am Tag danach muss ein Testlauf durchgeführt werden. Möglicherweise steht dann nicht die gesamte IT zur Verfügung. Wir werden über unsere Webseite entsprechend informieren.

 

13. eGO MV: Der Verbandsvorsteher des eGO MV, Herr Anders, wird zum Ende des Jahres in den Ruhestand wechseln. Sein Nachfolger wird Herr Thomas Batzer (vormals IKT-Ost AöR).

 

14. Onlinezugangsgesetz (OZG des Bundes)

Das Stichwort lautet: digitale Transformation auf allen Ebenen! Mit der Einrichtung einer Homepage, E-Mailkonten etc. begann es, das Ratsinformationssystem ist errichtet, bitte drucken Sie keine Unterlagen mehr aus! Im Frühjahr wollen wir mit dem Dokumentenmanagementsystem die E-Akte einführen. Doch das ist noch nicht das Ende. Mit dem 2017 verabschiedeten Online-Zugangsgesetz (Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen, kurz OZG) sind der Bund und die Länder verpflichtet, bis Ende 2022 nahezu alle Verwaltungsleistungen für unsere Bürger auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten. Folglich hat sich das Land Mecklenburg-Vorpommern 2018 dazu entschieden, das Dienstleistungsportal und die Infodienste M-V als Basis zu nutzen und im Sinne des OZG auszubauen. Eine ständige Weiterentwicklung ist geplant. Am 28.06.2019 erfolgte die offizielle Freischaltung des Portals mit ausgewählten Leistungen und Pilotkommunen. Viele verbundene Fragen- und Problemstellungen sowie die dazugehören Lösungen bzw. Lösungsansätze werden derzeit erörtert, z.B.: Wie können elektronische Antragsdaten ohne Medienbruch und unter Beachtung des Datenschutzes in meine Fachverfahren überführt werden? Ziel: Die Ebenen Verwaltung, Gemeindevertretung und Bürger werden elektronisch vernetzt, die digitale Transformation des Öffentlichen Sektors ist unaufhaltsam. Bürgerinnen und Bürger erwarten heute bequeme und personalisierte Services, so wie sie es von Reisebuchungen und Bestellungen im Internet kennen.

 

15. E-Mailpostfächer für Bürgermeister

Die Verwaltung überlegt, ob es Sinn machen könnte, allen Bürgermeistern offizielle E-Mailadressen bereitzustellen. Z.B.: bm-beggerow@amt-demmin-land.de Damit könnte ein personalisierter Zugriff auf dienstliche E-Mails gesichert werden. Den Zugang könnten wir auf Ihren Smartphones einrichten. Weitere rechtliche Details (Verschlüsselung) würden wir bei Interesse prüfen.

 

16. Barkasse

Die Prüfungen der Amtskassen haben immer wieder zu hohe Bargeldbestände zum Thema. Diese wollen wir reduzieren durch Veränderungen im Bereich Barkasse: Einführung elektr. Kartenzahlung Barkasse und CP Gravelotte, Höchstbetrag zur Annahme 1.000 € Begrenzung, Nutzungsverträge Gemeindehäuser/Sporthallen nur mit Bankanweisung. Die entsprechende Dienstanweisung wird derzeit wie schon erwähnt überarbeitet.

Anfragen der Ausschussmitglieder:

Frau Schmidt-Plamann – Kartenlesegerät für Campingplatz ist noch nicht beschlossen, möchte die Gemeindevertretersitzung abwarten.

Herr Holtmeier – Sicherstellung der Sitzungsunterlagen mit der App ist von seiner Seite nicht gegeben und funktioniert bei ihm nicht. Hier sollten noch Prüfungen mit dem Anbieter erfolgen.

Herr Schumacher möchte seine Unterlagen wieder in Papierform bekommen.

 

Durch Frau Westphal wurde angeregt, dass bis zur Bürgermeisterdienstberatung noch einmal alle Bürgermeister zum Versand der Unterlagen Stellung nehmen.

Weiterhin sind Vorschläge für die Amtsausschusssitzungen per E-Mail zu senden. Terminvorschlag für die letzte Amtsausschusssitzung in diesem Jahr ist der 17.12.2019.