16.06.2020 - 3 Bericht des Vorsitz, Anfragen der Ausschussmitg...

Bericht der Amtsvorsteherin:

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich darf Sie herzlich in Sanzkow begrüßen. Herr Bruhn, vielen Dank für das Ausweichquartier. Corona ist noch nicht vorbei, es gelten immer noch Kontaktbeschränkungen. Diese können wir im Amtsausschussraum nicht gewährleisten. Gerne hätte ich den Amtsausschuss im neu gestalteten Amtsausschussraum begrüßt.

1. Termine Amtsausschuss:

Als weitere Termine für den Amtsausschuss in 2020 wurden der 15. September und der 08. Dezember reserviert. Jeweils ein Dienstag um 18.30 Uhr. Für den 26. Mai hatten wir eigentlich einen Termin zur nächsten Bürgermeisterdienstberatung notiert. Dazu sollte Herr Chudy eingeladen werden, um über das FAG 2020 zu referieren und Fragen zu beantworten. Die Veranstaltung fiel Corona zum Opfer.

2. eGO-MV

Am 10.06. hat eine Verbandsversammlung stattgefunden. Wesentliches: Der gerade neu im Januar eingesetzte Verbandsvorsteher hat sein Amt zur Verfügung gestellt. Der ehemalige Verbandsvorsteher, Herr Anders, wurde interimsweise mit einem Vertrag als externer Berater ausgestattet. Es wurde u.a. deshalb ein Nachtrag zum Wirtschaftsplan 2020 beschlossen. Weitere Gründe: Organisationsänderungen sowie Ansatzänderungen durch den abgeschlossenen Vertrag „Gemeinsamer Datenschutzbeauftragter an Schulen“.

3. Förderprogramm des Landes zur Beschaffung von TSF-W

Am 29. Januar wurden wir darüber informiert, dass zur Teilnahme am Verfahren bis zum 21. Februar Beschlüsse der Gemeindevertretungen beim Landkreis vorliegen müssen. Vier Gemeinden haben die Teilnahme signalisiert, somit waren vier Dringlichkeitssitzungen zu organisieren, Gespräche mit den Feuerwehren wurden geführt. Die Gemeindevertretungen von Beggerow, Nossendorf, Hohenbollentin und Siedenbrünzow haben Dringlichkeitsbeschlüsse gefasst, die Verwaltung hat die notwendigen Unterlagen fristgerecht an den Landkreis gesendet. Damit einher geht die Verpflichtung, mögliche Änderungen bei der Fortschreibung des Brandschutzbedarfsplans zu beachten. Dazu haben wir nachher noch einen Tagesordnungspunkt zu beraten.

4. Gruppenbüro/Sanitärräume

Zusätzliche Büroflächen: Die Baugenehmigung ist erteilt, der Brandschutznachweis liegt ebenso vor. Aktuell werden Angebote eingeholt, dazu haben wir nachher noch einen Tagesordnungspunkt.

Sanitärräume: Derzeit läuft die Vergabe der Planungsleistungen.

5. Feuerwehr:

Die Wahl des Amtswehrführers hat wegen Corona noch nicht stattgefunden.

Erlauben Sie mir zum Thema Feuerwehr noch drei Hinweise:

-          Das Thema „FW-Gebührensatzung“ ist weiterhin aktuell. Der LVB sollte dazu am 28.04. ein Seminar besuchen, abgesagt wegen Corona. Das nächste Seminar zur Gebührenkalkulation findet im Dezember statt, Herr Puchert ist schon angemeldet.

-          Termin 1: Am 06. Juni sollte der diesjährige Amtsausscheid in Utzedel stattfinden, ersatzlos gestrichen. Das neue TLF 3000 ist bereits in Dienst gestellt.

6. Arbeitszeiterfassung:

Die Terminals und die Software sind installiert. Nach einer Testphase wurde die Anlage zum 01. März scharfgeschaltet. Vorhandene Zeit- und Urlaubsguthaben wurden übertragen. Die Papieranträge auf Urlaub, Gleittag etc. sind abgeschafft. Das Buchen an den Terminals erfolgt mit den Wachschutztranspondern.

Wer einen Handwerksbetrieb oder einen Landwirt, etc. kennt, der eine analoge Zeiterfassung braucht, möge sich bitte an den LVB wenden.

7. Dienstanweisungen:

1. Die „Dienstanweisung zum Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnik (lKT, einschließlich lnternet, E-Mail, TK-Anlage, mobile Endgeräte)“ einschließlich datenschutzrechtlicher Bestimmungen wurde nach Zustimmung des Personalrats unterzeichnet und ist am 04.02.2020 in Kraft getreten.
2. Die Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung wurde in § 25 Urlaub an die Einführung der Zeiterfassung angepasst.
3. Die Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit wurde ebenfalls aus diesem Grund überarbeitet.
4. Die „Dienstanweisung zur Organisation des Kassen- und Rechnungswesens“ wurde nach Zustimmung durch den Personalrat unterzeichnet und ist am 28.04.2020 in Kraft getreten. Es handelt sich im Wesentlichen um die Zusammenfassung von vormals 13 Dienstanweisungen.
5. Die „Dienstanweisung über die Vergabe öffentlicher Aufträge“ wurde nach Zustimmung des Personalrats unterzeichnet und ist am 28.04.2020 in Kraft getreten. Darin neu geregelt ist die Einführung einer Bagatellgrenze von 500 € netto, bis zu dieser Grenze ist die Dokumentation der Beschaffung (Markterkundung) auf dem bekannten Vordruck nicht mehr erforderlich. Die Verwaltungsleitung lehnt sich damit weit aus dem Vergaberechts-Fenster und unterstellt dabei, dass dennoch der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit im Umgang mit Haushaltsmitteln bei jeder Beschaffung gewahrt bleibt. ACHTUNG: Oberhalb dieser Grenze bis zu der in Ihren Satzungen festgelegten Entscheidungsgrenze sind in jedem Fall Direktaufträge zu dokumentieren. Ein Ausgleich der Rechnungen kann ohne die Dokumentation nicht erfolgen. Den Vordruck stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
6. Die Dienstanweisung zum Umgang mit „Altakten“ wurde nach Zustimmung des Personalrats unterzeichnet.
7. Die Dienstanweisung zum ECM muss noch erarbeitet werden.

8. Telefonanlage:

Die neue Anlage wurde installiert und in Betrieb genommen. Ggfls. werden für den Empfang und das Sekretariat noch Zusatzmodule zur Direktwahl und Headsets beschafft. Für die professionelle Altgeräteentsorgung der Telefone und der Reste aus dem Serverraum wird neu-itec ein Angebot vorlegen. Wichtig ist für uns der Erhalt des fachlichen Zertifikats.

9. Fachverfahrenskonzept VOIS-Meso:

Ursprünglich war nach den bisherigen Planungen die Einführung von VOIS-Meso zum November 2020 vorgesehen. Aufgrund des nach der Serverauslagerung langsamen Betriebes und einiger erfolgloser Verbesserungsversuche seitens neu-itec, wurde mit eGO M-V und neu-itec das Vorziehen der aktuellen Meldeamtssoftware vereinbart. Im April ist die Umstellung erfolgt, weiterhin wurde die komplette Hardware ersetzt. Wir kämpfen immer noch mit kleineren Problemen. Ich bin gespannt, ob ich mal eine Softwareumstellung ohne Störung erlebe.

10. Dienst-PKW:

Im Ausschreibungsverfahren hat das wirtschaftlichste Angebot Opel Schlingmann aus Waren abgegeben. Der Auftrag wurde entsprechend erteilt, eine Genehmigung des Leasingvertrages durch die Aufsicht war nicht erforderlich. Wir bezahlen für fast das gleiche Auto demnächst etwas weniger Leasingrate, trotz höherer jährlicher Kilometerleistung. Das Auto hat einen moderneren Motor mit etwas weniger PS aber dafür besserem Licht. Wenn es denn endlich gebaut ist. Durch Corona hat sich die Auslieferung verzögert. Wir konnten vereinbaren, das bisherige Fahrzeug zu gleichen Konditionen weiterzufahren.

Weiterhin werden wir einen Parkplatz für unser Dienst-Kfz reservieren. Die Mitarbeiter hatten teilweise tagsüber das Problem, einen Stellplatz auf dem Hof zu finden.

11. Anregung Sommerfest:

Es wurde über den LVB der Wunsch an mich herangetragen, mit Ihnen über die Ausrichtung eines Sommerfestes zu sprechen. Es sollen dazu alle Gemeindevertreter und Mitarbeiter des Amtes eingeladen werden um sich in lockerer Atmosphäre kennenzulernen und ggfls. Informationen auszutauschen. Dazu müsste eine Räumlichkeit, ein Termin, Finanzierungsmöglichkeit und auch ein Ausrichter gefunden werden. Das könnte jedes Jahr in einer anderen Gemeinde stattfinden. Wie stehen Sie zu der Anregung?

Allgemeine Zustimmung für das Jahr 2021. Die Gemeinde Siedenbrünzow bietet sich als Ausrichter (Sanzkow) an.

12. E-Mailpostfächer des Amtes für Bürgermeister:

Wir geben Frau Wolff noch ein wenig Eingewöhnungszeit und verfolgen das Thema mittelfristig.

13. Wasser- Abwasserzweckverband

Bitte an der Verbandsversammlung teilnehmen, wenn Sie keine Zeit haben bitte einen Vertreter senden. Das gilt natürlich auch für den Amtsausschuss.

 

Anfragen der Ausschussmitglieder:

 

Frau Schönbeck:

Wie steht es um die WWS?

Siehe Bericht der Amtsvorsteherin im nichtöff. Teil

 

Herr Bruhn:

Bezieht sich die Freigrenze bei Vergaben auf 500 € netto oder brutto? Netto.

 

Herr Korrmann:

In den Feuerlöschteich Peeselin sind mit Absprache des Amtes Autoreifen reingehängt worden, da dort schon mehrere Katzen ertrunken sind. Wie wird es in anderen Gemeinden gehandhabt?

 

Herr Tietböhl:

Vorlagen für Sitzungen waren nicht einsehbar, dies ist zu prüfen.

Vorschlag: Erstellung eines Amtsblattes digital. Daraufhin wurde Diskussion geführt mit dem Ergebnis, dass Einigung darüber bestand, dass die Zuarbeit von den Bürgermeistern erfolgen müsste. Es wurde sich darauf verständigt, zunächst eine Kostenschätzung einzuholen.

 

Frau Westphal:

Die Bürgermeister sollten sich mehr im Amt oder beim LVB melden.