08.12.2020 - 3 Bericht des Vorsitz, Anfragen der Ausschussmitg...

Zunächst gibt die Amtsvorsteherin Frau Schönbeck als Bürgermeisterin der gastgebenden Gemeinde Utzedel das Wort. Frau Schönbeck stellt in einem Kurzvortrag die Gemeinde Utzedel vor.

 

Bericht der Amtsvorsteherin:

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich darf Sie herzlich in Utzedel begrüßen. Frau Schönbeck, vielen Dank für das Ausweichquartier. Corona ist noch lange nicht vorbei, es gelten bis Weihnachten verschärfte Kontaktbeschränkungen. Im Amt gilt eine generelle Maskenpflicht für alle Beteiligten bei Besuchen. Die Kontaktbeschränkungen können wir im gewohnten Amtsausschussraum leider nicht gewährleisten. Bin gespannt wann das dort mal gestattet sein wird.

Termine Amtsausschuss: Wir sollten uns für 2021 Termine für den Amtsausschuss reservieren. Ich schlage vorab folgende Termine vor:

16.03., 15.06., 14.09., 14.12.2021, jeweils Dienstag 18.30 Uhr.

Weiterhin wäre zu klären, ob aus Ihrer Sicht eine Bürgermeisterdienstberatung stattfinden soll. Dazu könnte Herr Chudy eingeladen werden, um über das FAG 2020 zu referieren und Fragen vielleicht auch zur Kreisumlage 2021 zu beantworten.

 

1. Amtsgebäude

Die Umzüge innerhalb des Hauses 1 sind abgeschlossen. Die Arbeitsgruppe „Gruppenbüro“ ist dabei Ideen auszuarbeiten. Die Verwaltungsleitung wartet auf die Vorschläge zur künftigen Gestaltung.

Die kleine Teeküche in den neuen Räumen im 1. OG ist in Vorbereitung.

Sanitärräume 1: Derzeit wird die Vergabe der Planungsleistungen vorbereitet.

Sanitärräume 2: Wir sind am 3.12. Leidtragende eines Wasserschadens in der Wohnung über den Besuchertoiletten geworden. Der Schadensausgleich wird gerade bearbeitet.

Die Erneuerung des Briefkastens ist abgeschlossen, es wurde durch Kreativität eine ggü. den Planungen ca. 2.000 EUR günstigere Lösung gefunden. Die nächste Wahl (Briefwahl) kann kommen.

Dach: Herr Hesse hat uns mitgeteilt, dass Arbeiten am Dach des Amtsgebäudes erfolgen müssen. Überschlägig wird mit einem Anteil für das Amt i.H.v. 30.000 EUR gerechnet.

 

2. Feuerwehr: Dazu haben wir nachher noch einen Tagesordnungspunkt.

Erlauben Sie mir zum Thema Feuerwehr noch zwei Hinweise:

- Das Thema „FW-Gebührensatzung“ ist weiterhin aktuell. Der LVB hat gestern und heute ein Seminar besucht. Das Thema wird also jetzt angegangen.

- Förderprogramm des Landes „Löschwasser marsch“

Endlich hat das Land erkannt, dass die neuen FW-Fahrzeuge auch Löschwasser brauchen. Mit dem neuen Förderprogramm werden Löschteiche, Zisternen und Löschwasserbrunnen gefördert. Max. 90 % bzw. 75.000 EUR je Vorhaben. Vier Anträge sind gestellt (Zisternen Utzedel/Schönfeld, Brunnen Leppin/Siedenbrünzow-Ausbau).

 

3. Dienstanweisungen:

a. Die Dienstanweisung ECM zur Einführung der E-Akte wurde erstellt und wird zum 1. Januar 2021 in Kraft gesetzt. Schulungen zu ECM haben bereits stattgefunden, die Scanner sind installiert. Die E-Akte wird zum neuen Jahr außer im Bereich der Vertrags- und Rechnungsverwaltung eingeführt. Das Amt wird immer digitaler.

b. Die „Dienstanweisung zur Organisation des Kassen- und Rechnungswesens“ wurde nach Zustimmung durch den Personalrat geändert. Darin wurde u.a. Frau Wyrwich als zeichnungsberechtigt aufgenommen.

c. Die „Dienstanweisung über die Vergabe öffentlicher Aufträge“ bleibt weiterhin unverändert in Kraft. Die Regelung zur Bagatellgrenze von 500 € netto, bis zu dieser Grenze die Dokumentation der Beschaffung (Markterkundung) auf dem bekannten Vordruck nicht erforderlich ist, bleibt bestehen. Mittlerweile hat auch das IM erkannt, dass eine Bagatellgrenze sinnvoll ist, diese wurde auf dem Erlasswege auf 250 EUR netto festgelegt. Wir lassen unsere Dienstanweisung dennoch unverändert, zumindest bis uns die Aufsicht wieder einfängt.

d. Die „Dienstanweisung zur Behandlung von Altakten“ ist in Kraft getreten

 

4. Telefonanlage:

Es wird ein Schnurlostelefon für den Empfang bereitgestellt. Damit Frau Zander stets erreichbar ist, auch wenn sie im Haus unterwegs ist.

 

5. IT

E-Mailpostfächer des Amtes für Bürgermeister:

Wir geben Frau Wolff noch ein wenig Zeit und verfolgen das Thema mittelfristig.

 

6. Noch einmal Corona: Die aktuellen Verschärfungen der Landesregierung von heute Nachmittag macht es erforderlich, dass viel frequentierte Plätze festzulegen sind, weil dort dann eine generelle Maskenpflicht gelten soll. Bitte die Plätze an Herrn Schröder melden.

 

Anfragen der Amtsausschussmitglieder:

Herr Schumacher: Seit wann ist das mit dem Dach spruchreif?

AV´in: In der Eigentümerversammlung im Oktober hat Herr Hesse uns das mitgeteilt. Es ist im Rahmen einer Dachrinnenreparatur aufgefallen, dass Größeres ansteht. Hierzu liegen noch keine genaueren Erkenntnisse vor. Im Rahmen der Eigentümergemeinschaft sind wir verpflichtet, 30% der Kosten zu tragen.

 

Wie sieht es aus mit den Sanitärräumen im Haus 1 aus?

LVB: Die Planungsausschreibung ist in Vorbereitung.

 

Herr Bruhn: Rentiert sich die Auslagerung des Wohngeldes?

LVB: Die Abrechnung für dieses Jahr liegt noch nicht vor. Es ist von ca. 50.000,00 € auszugehen, dagegen sind die Kosten für Frau Graf in Höhe von ca. 17.000,00 € gegenzurechnen. Thema soll noch einmal im Hauptausschuss beraten werden.

Können die Mitarbeiter im Nordkurier bestimmte Artikel der Gemeinde lesen?

LVB: es spricht nichts dagegen, Nordkurier steht im Amt papierlos zur Verfügung.

Herr Holtmeier:

Bitte im Amt klären, ob der Antrag „Löschwasser marsch“Ganschendorf bereits gestellt wurde.

AV´in: Sie erhalten dazu eine Rückmeldung.

 

Heer Beerbaum: Ich benötige noch eine Rückmeldung zu den zugesagten 15.000 € Fördermitteln.

AV´in: Sie werden dazu informiert.