Beschlussvorlage - VO/AA 19/19/014

Der Amtsausschuss beschließt die Einführung und Weiterführung des Dokumentenmanagementsystems, kurz DMS, um die E-Akte zu gewährleisten.

Ab dem 01. Januar 2020 ist die öffentliche Verwaltung laut E-Governmentgesetz verpflichtet, die E-Akte zu führen. In eine elektronische Akte werden sachlich zusammengehörige oder verfahrensgleiche Vorgänge zusammengefasst. Sie enthält alle notwendigen Unterlagen, um vollständig über einen Sachverhalt zu informieren. Das Gesetz gilt für die öff.-rechtl. Verwaltungstätigkeit der Behörden des Landes sowie der Gemeinden, Ämter und Landkreise. 

 

Die kommunale E-Akte stellt eine Gesamtlösung zur Verwaltung und Archivierung von Sach- und Fallakten dar. Um diese im Amt einzuführen, ist ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS Voraussetzung.

 

Das Amt ist seit 2018 an der konzeptionellen Erarbeitung der notwendigen Schritte, vom IST- zum Soll-Stand, um ein gängiges DMS einzurichten. Es wurden beispielsweise größere und jeweils 2 Monitore für die tägliche Arbeit bereitgestellt sowie eine Projektgruppe ins Leben gerufen, die in kleineren einzelnen Gruppen Aktenpläne und Orgastrukturen mit entwickelt hat.

   

Die geschätzten Gesamtkosten für die Einrichtung der E-Akte mithilfe des DMS inkl. scannenden Posteingang belaufen sich auf rd. 15.000€. Service und Verwaltung wird ca. 3.700€ p.a. kosten.

 

Es ist geplant, in der zweiten Hälfte 2020 den nächsten Schritt im DMS anzugehen und den gesamten Rechnungsworkflow zu ändern, so dass die Schnittstelle zum Finanzprogramm (CIP) optimal genutzt wird.

 

Die serverbasierte Variante des DMS nennt sich ECM (Enterprise Content Management).

 

Für die Einrichtung der E-Akte wurde 2019 ein Betrag in Höhe von 15.000 € und für die Wartung 3.700 € eingeplant. Die Kosten werden, sollten sie Ende 2019 nicht voll in Anspruch genommen sein, in das Folgejahr als Ermächtigungsvorträge übernommen und stehen dann für die Weiterführung zur Verfügung.   

Für den Rechnungsworkflow ab der zweiten Hälfte 2020 werden ca. 7.000 € extra in den Haushalt 2020 eingeplant.   

a.) bei planmäßigen Ausgaben:		Deckung durch Planansatz in Höhe von:	18.700,00 €
Gesamtkosten:	00,00 €	im Produktsachkonto ( PSK ):	11300.56243000
b.) bei nicht planmäßigen Ausgaben:		Deckung erfolgt über:
Gesamtkosten:	00,00 €	1. folgende Einsparungen :
zusätzliche Kosten:	00,00 €	im PSK 00000.00000000 in Höhe von:	00,00 €
		im PSK 00000.00000000 in Höhe von:	00,00 €