Beratung - VO/AA 19/23/133

Seit 2019 setzt die Amtsverwaltung für den Sitzungsdienst die Software ALLRIS ein. Diese ermöglicht ein nahezu komplett papierloses Arbeiten. Viele Gemeindevertreter nutzen zur Vorbereitung der Sitzungen den elektronischen Zugang. Dennoch ist festzustellen, dass immer noch sehr viel Papier gedruckt werden muss, vor allem wenn ein Haushalt oder Jahresabschluss zu beschließen ist. Der hohe Papierverbrauch und der Versendungsaufwand ist u.a. aus Klimaschutzgründen nicht mehr zu vertreten. Die Netzabdeckung dürfte demnächst überall im Amtsgebiet gut genug ausgebaut sein.

 

Im Jahr 2024 stehen Kommunalwahlen an, die neuen Gemeindevertretungen sollten aus Sicht der Amtsverwaltung direkt zur elektronischen Arbeitsweise motiviert werden. Die bisherige Praxis des Einladungsversandts per Post soll entfallen. Es ist beabsichtigt, in den Gemeindevertretungen einen Grundsatzbeschluss darüber fassen zu lassen, wie zukünftig der papierlose Sitzungsdienst unterstützt werden kann. Die Vorlage würde in etwa folgenden Beschlussvorschlag enthalten:

 

Die Gemeindevertretung der Gemeinde __________ beschließt zur Erreichung der papierlosen Sitzungsdienstes in der kommenden Wahlperiode folgendes:

 

[ ] Die Gemeinde __________ beschafft jedem Mitglied der Gemeindevertretung ein neues Tablet. Die Kosten trägt die Gemeinde, das Tablet verbleibt im Eigentum der Gemeinde und wird dem entsprechenden Gemeindevertreter zur Nutzung übergeben. Die Wahl des Endgeräts trifft die Gemeinde nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten.

[ ] Die Gemeinde __________ zahlt einen Zuschuss in Höhe von _________ an jedes Mitglied der Gemeindevertretung. Das Endgerät verbleibt im Eigentum der Mitglieder und ist durch diese selbstständig auszuwählen und zu beschaffen.

[ ] Die Gemeinde __________ stellt keine Endgeräte für den papierlosen Sitzungsdienst zur Verfügung und zahlt keinen Zuschuss.

 

Bevor mit der Beschlussvorlage in die Gemeindevertretungen gegangen wird, soll im Amtsauschuss darüber beraten werden. Das Ziel des papierlosen Sitzungsdienstes ist ohne die Unterstützung durch die Bürgermeister nur sehr schwierig zu erreichen.
 

Die Mittel werden je nach Entscheidung unter 11200 oder 11300 in die Gemeindehaushalte eingestellt.